Datenschutz im Recruiting: Was Unternehmen bei Google-Recherchen über Bewerber beachten müssen

Die Digitalisierung hat die Art und Weise, wie Unternehmen Bewerberinformationen erheben, grundlegend verändert. Eine schnelle Google-Suche kann innerhalb weniger Sekunden Informationen über potenzielle Kandidatinnen und Kandidaten liefern, die auf den ersten Blick nicht in den Bewerbungsunterlagen zu finden sind.

Doch hier lauern erhebliche rechtliche Fallstricke: Wer als Arbeitgeber eine solche Recherche bei Google oder in Sozialen Medien wie LinkedIn durchführt, muss sich an strenge Datenschutzvorgaben halten. Ein aktuelles Urteil des Landesarbeitsgerichts (LAG) Düsseldorf (Urteil vom 10.4.2024 – 12 Sa 1007/23) zeigt, wie wichtig es ist, Bewerber ordnungsgemäß über die Datenerhebung zu informieren. 

Die Entscheidung des Gerichts: Pflicht zur Information über Datenerhebung

In dem zugrunde liegenden Fall hatte eine Universität im Rahmen eines Bewerbungsverfahrens Informationen über den Bewerber über Google und andere öffentlich zugängliche Quellen gesammelt. Dabei wurden auch Informationen zu einer strafrechtlichen Verurteilung des Bewerbers verarbeitet, die in der Auswahlentscheidung dokumentiert wurden. Der Bewerber wurde darüber jedoch nicht informiert. Dies stellte nach Auffassung des Gerichts einen klaren Verstoß gegen die Informationspflichten aus Art. 14 Abs. 1 der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) dar.

„Die DS-GVO verlangt, dass Bewerber explizit darüber informiert werden, wenn öffentlich zugängliche Informationen – wie zum Beispiel Google-Ergebnisse – im Rahmen des Bewerbungsprozesses erhoben und verarbeitet werden. Die betroffene Person muss nachvollziehen können, welche Daten über sie gesammelt und wie diese verwendet werden.“

— Sebastian Geidel

Was bedeutet das für Ihr Unternehmen?

Wenn Sie als Arbeitgeber im Bewerbungsprozess Onlinerecherchen über Kandidaten durchführen, müssen Sie sicherstellen, dass die betroffenen Personen darüber informiert werden. Folgende Schritte sollten Sie beachten:

1. Frühzeitige Information: Die Information über die Datenerhebung muss erfolgen, bevor die Daten verarbeitet werden. Dies bedeutet, dass der Bewerber direkt nach der Durchführung einer Google-Recherche und vor der weiteren Verarbeitung der Informationen benachrichtigt werden sollte.

2. Transparenz über die Art der Daten: Es reicht nicht aus, die Bewerber pauschal über eine Datenerhebung zu informieren. Sie müssen detailliert angeben, welche Datenkategorien erhoben werden, z. B. Informationen über eine strafrechtliche Verurteilung, wie im vorliegenden Fall. Diese Information muss so präzise sein, dass der Bewerber die Risiken abschätzen kann, die mit der Datenverarbeitung verbunden sind.

3. Berücksichtigung der Rechtsprechung: Das Urteil des LAG Düsseldorf hat dem Bewerber eine Entschädigung von 1.000 EUR zugesprochen, weil er nicht über die Erhebung und Verarbeitung der Informationen informiert wurde. Diese Entschädigung dient nicht der Bestrafung des Unternehmens, sondern der Kompensation des entstandenen immateriellen Schadens, der durch den Kontrollverlust über die eigenen Daten verursacht wurde.

4. Rechtskonforme Verarbeitung: Die Nutzung von Daten aus öffentlichen Quellen muss im Einklang mit den datenschutzrechtlichen Vorgaben stehen. Unternehmen sollten sicherstellen, dass sie keine sensiblen oder negativen Informationen in den Bewerbungsprozess einfließen lassen, ohne die betroffene Person vorab zu informieren. Eine unsachgemäße Nutzung dieser Daten kann das Persönlichkeitsrecht des Bewerbers verletzen und zu rechtlichen Konsequenzen führen.

Informieren schützt vor Schadensersatz

Unternehmen müssen sich darüber im Klaren sein, dass selbst öffentlich zugängliche Informationen, die über Google oder andere Quellen erhoben werden, dem Schutz der DS-GVO unterliegen. Eine Verletzung der Informationspflichten kann nicht nur zu einer empfindlichen Schadensersatzpflicht führen, sondern auch den Ruf des Unternehmens schädigen.

Setzen Sie daher auf transparente Kommunikation und stellen Sie sicher, dass Bewerber immer über die Verwendung ihrer Daten informiert sind. So bleiben Sie rechtlich auf der sicheren Seite und schützen die Rechte der Bewerber in Ihrem Recruitingprozess.

Für weitergehende Fragen zu diesem Thema stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.